Personeelsplanning - Bedrijfsrooster
Personeelsplanning is een onderwerp waar menig werkgever de kriebels van krijgt. Bedrijfsrooster biedt zowel voor werkgevers als werknemers een ideaal hulpmiddel om de personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid sneller en beter in balans te krijgen. Erg prettig voor uzelf, maar het resulteert ook in betere bedrijfsprestaties en bespaart tijd tijdens het plannen van personeel.
We leggen uit hoe u als werkgever Bedrijfsrooster kunt inzetten bij uw personeelsplanning en hoe u als werknemer makkelijker en duidelijker uw beschikbaarheid en roosterplanning kunt beheren. Een rooster maken gaat een stuk sneller wanneer u een goede personeelsplanning hanteert.
Wat is personeelsplanning?
Personeelsplanning is een breed begrip waar u als werkgever of werknemer dagelijks mee te maken heeft. Simpel gezegd komt het neer op het vinden van de juiste balans tussen de personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid.
Personeelsplanning = balans tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid
Simpel? In de praktijk is het echter vaak zo dat de twee moeilijk in balans te krijgen zijn. Vooral wanneer het gaat om een bedrijf met veel parttime werkende personeelsleden. De behoefte aan en beschikbaarheid van personeel zijn de twee elementen om tot de juiste personeelsplanning te komen. Hoe kunt u deze optimaal op elkaar afstemmen?
Door inzicht te krijgen in beiden. Helaas is de behoefte vaak inzichtelijk, maar de beschikbaarheid te variabel om op langere termijn een stabiele balans te houden. Hoe komt dat?
Personeelsbehoefte
Personeelsbehoefte ontstaat wanneer bedrijfsactiviteiten ingepland worden. Op basis van de activiteiten kan grofweg ingeschat worden welke behoefte aan personeel er zal zijn. Wanneer er meer in detail naar de activiteiten gekeken wordt, speelt ook de tijd dat het personeel nodig is en de verdeling van personeel in teams of afdelingen mee in de personeelsbehoefte. Bovendien kan er onderscheid gemaakt worden op het soort personeel en de kwaliteiten van die soort.
Kernwaarden die de personeelsbehoefte bepalen
- Soort bedrijfsactiviteit
- Tijdsduur van de activiteit
- Kwaliteiten van personeelsleden
- Verdeling over teams en/of afdelingen
Bent u werkgever dan zijn dit waarschijnlijk gegevens die u uit ervaring dagelijks als jongleerballetjes door het hoofd gooit. Maar heeft u weleens stilgestaan bij de gedachte van uw werknemers? Of nagedacht over de voordelen van een systeem dat dergelijke gegevens continue overzichtelijk aan u, en uw werknemers, presenteert? Hierover later meer.
Personeelsbeschikbaarheid
Personeelsbeschikbaarheid wordt gevormd door het aantal werknemers dat een bedrijf ter beschikking heeft. Dit klinkt logisch en duidelijk, totdat u te maken krijgt met werknemers die in ploegendiensten werken of parttime personeelslid zijn. Ook als u fulltime personeelsleden in dienst heeft met bijvoorbeeld een contract van 40 uur per week, kan het problematisch zijn wanneer u diensten van meer dan 8 uur inplant. Helemaal wanneer u meer dan vijf dagen per week geopend bent. En hoe zit het met personeelsleden die zich ziekmelden, of een dagje vrij nemen?
Kernwaarden die de personeelsbeschikbaarheid bepalen
- Aantal personeelsleden ter beschikking
- Beschikbare uren per personeelslid
- Afwezigheid en vrije dagen bij personeelsleden
- Ziekmeldingen
Als werkgever inventariseert u deze waarden aan de lopende band. Misschien is er zelfs een personeelslid dat zich iedere week weer inzet om dergelijke waarden inzichtelijk te maken. Werknemers dragen ook hun steentje bij, zij moeten tenslotte aan u kenbaar maken wanneer en voor hoelang zij beschikbaar zijn in een bepaalde periode. Variabele afwezigheid en ziekmeldingen kunnen het overzicht van bovenstaande waarden heel snel verstoren. Dat is natuurlijk niet wenselijk, maar helaas niet te voorkomen. Ook personeelsleden ervaren het communiceren van hun beschikbaarheid vaak als negatief. Bedrijfsrooster biedt hiervoor de uitkomst, u leest daarover later meer.
Voorbeeld: personeelsplanning in software als Excel
Gebruikt u software als Excel voor uw personeelsplanning? En dat werkt prima? Dat kunnen wij ons voorstellen. Verwerkt Excel voor u ook automatisch de beschikbaarheid van uw personeelsleden op uurbasis? En kunt u het Excel sheetje ook met een druk op de knop online ter beschikking stellen aan uw werknemers? Heeft u aan het eind van de dag direct een urenregistratie ter beschikking in Excel? Dat kunnen wij ons niet voorstellen.
Excel en andere software kunnen prima als hulpmiddelen functioneren wanneer u werkt aan uw personeelsplanning. Tegenwoordig zijn er echter veel meer mogelijkheden, gewoon 24/7 live en online te benaderen via uw browser. Vanaf uw PC op kantoor, uw tablet en uw mobiele telefoon. Niet alleen door werkgevers, maar ook door werknemers. En dat biedt mogelijkheden.
Directe verbinding tussen werkgever en werknemer
De online rooster software van Bedrijfsrooster combineert de overzichtelijke tabelweergave van Excel met een directe verbinding tussen werkgever en werknemer. Als werknemer profiteert u daar ook van, doordat u direct kenbaar kunt maken wanneer u wel en niet beschikbaar bent. Daarvoor hoeft u dus niet een Excel sheet te downloaden of papierwerk in te vullen. Het delen van de personeelsplanning en roosters was nog nooit zo makkelijk.
Bedrijfsrooster is het toonaangevend programma voor online personeelsplanning
Bedrijfsrooster is het toonaangevend programma voor werkgevers en werknemers die online alle activiteiten omtrent personeelsplanning willen uitvoeren. Door eenvoud in gebruik is Bedrijfsrooster voor een breed publiek geschikt en bovendien is het op allerlei apparaten te gebruiken, van PC tot mobiele telefoon.
De kenmerken van Bedrijfsrooster op het gebied van personeelsplanning:
- Altijd en overal inzage in actuele personeelsbeschikbaarheid
- Direct aan personeelsbehoefte voldoen vanaf PC, tablet en telefoon
- Slimme adviezen op basis van beschikbaarheid personeelsleden
- Overzichtelijke weergave van personeelsleden, uren en kosten
- Directe lijnen tussen werkgever en werknemer: e-mail, sms, alerts
- Uitgebreide urenregistratie, altijd actueel en zeer gedetailleerd
Bedrijfsrooster neemt u vervelend werk uit handen zodat u meer tijd kunt besteden aan daadwerkelijk plannen van personeel, in plaats van inefficiënt zoeken en controleren van gegevens.
De balans tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid
Bent u op zoek naar de ideale balans tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid? Kunt u wel wat extra hulp gebruiken bij het analyseren van de beschikbaarheid van uw personeel?
Probeer de personeelsplanning software van Bedrijfsrooster volledig gratis en vrijblijvend uit. U kunt eenvoudig online een rooster account aanmaken en volledig gebruik maken van de software. Geen gedoe meer met programma’s als Excel, papieren rompslomp of onduidelijkheid in personeelsbeschikbaarheid.