Handleiding - Bedrijfsrooster in een notendop

Bedrijfsrooster is gebouwd voor zowel werkgevers als werknemers. Bepaalde onderdelen zijn echter uitsluitend zichtbaar voor werkgevers of managers binnen een bedrijf. Deze handleiding richt zich voornamelijk op werkgevers en legt uit welke onderdelen er binnen Bedrijfsrooster zijn en door wie deze gebruikt kunnen worden.

Op zoek naar hulp voor werknemers?
Wilt u werknemers zonder gedoe op weg helpen met Bedrijfsrooster? Wijs ze eenvoudig op de volgende handleiding en zij kunnen zelfstandig met de basis voor uw personeelsplanning aan de slag.

Download de Snelstart Handleiding Werknemers

Binnen 30 minuten uw eerste roosters maken en uren registreren

Voordat u gaat bladeren door deze handleiding raden wij u aan onderstaande uitleg door te nemen om snel van start te kunnen. Er wordt uitgelegd hoe u eenvoudig roosters kunt samenstellen op basis van een slimme, inzichtelijke personeelsplanning, om vervolgens de urenregistratie te voltooien.

1. Uw organisatie en voorkeuren instellen
2. Uw personeelsleden toevoegen
3. Roosters maken en urenregistratie voltooien

U kunt binnen 30 minuten uw eerste testregistratie afgerond hebben.

1) Uw organisatie en voorkeuren instellen

Bedrijfsrooster wordt gevormd door organisaties in allerlei verschillende vormen. U kunt de werking van Bedrijfsrooster en uw eigen organisatie volledig naar wens inrichten op basis van de volgende eigenschappen.

Vestigingen en Locaties

Als u zich aanmeldt bij Bedrijfsrooster wordt één standaard Vestiging aangemaakt. U kunt deze vestiging ook zien als grootboek en administratie, personeelsbestand of zelfstandige organisatie. Via het Organisatie menu kunt u de eigenschappen van deze Vestiging wijzigen. Het is raadzaam de gegevens van uw eerste Vestiging compleet in te voeren en deze vanaf nu als hoofdvestiging te gebruiken.

Naast de Vestigingen kunt u ook Locaties aanmaken. Locaties kunt u zien als retaillocaties, winkels, servicepunten of restaurants, die u vanuit het hoofdkantoor beheert en die onder dezelfde administratie vallen als de hoofdvestiging en dus het zelfde personeelsbestand gebruiken. Maar ook als tijdgebonden locaties, zoals evenementen of externe locaties van uw klanten of boekingen. U kunt per locatie een zelfsturend Team toekennen.

Kies ik voor Locaties of Vestigingen?

Indien u meerdere Vestigingen beheert kunt u de structuur van uw organisatie op Vestiging niveau wijzigen door nieuwe vestigingen toe te voegen als dochtervestigingen en dus losse administraties. Dit is vooral handig wanneer u het beheer van de verschillende vestigingen gescheiden wilt houden en door verschillende personen wilt laten uitvoeren. U kunt zelf eenvoudig wisselen tussen de verschillende dochtervestigingen en administraties. In dat geval raden wij u tevens aan de pagina Vestiging van deze handleiding door te nemen.

Kies in de meeste gevallen voor Locaties om uw winkels of servicepunten in te richten. Wij adviseren u graag hoe dit het best te doen en verzoeken u contact op te nemen per e-mail of telefoon indien u twijfelt of meer toelichting wenst.

Uw vestigingen en locaties stelt u in via het menu Beheer

Nadat uw organisatiestructuur op de juiste manier is opgezet, kunt u eenmalig de juiste afdelingen inrichten. Mogelijk heeft u dit al afgerond bij de eerste keer dat u heeft ingelogd, via de Snelstart Wizard.

Afdelingen

U kunt een ongelimiteerd aantal afdelingen aanmaken binnen Bedrijfsrooster. Ook indien u geen duidelijke afdelingenstructuur binnen uw organisatie voert is het handig om in Bedrijfsrooster enkele afdelingen op te zetten, zodat u beter overzicht heeft op uw roosters. Doordat er kleuren toegekend kunnen worden, is er direct een duidelijk onderscheid tussen bijvoorbeeld binnen- en buitendienst, of het rooster van personeel op de broodafdeling en kassamedewerkers.

Op de rooster pagina kunt u eenvoudig bepaalde afdelingen wel of niet tonen, zodat u roosters kunt exporteren specifiek voor bepaalde afdelingen. Op die manier blijven de roosters voor alle personeelsleden en afdelingen overzichtelijk en efficiënt.

Afdelingen beheren via: Beheer > Vestiging > Afdelingen

Zodra de afdelingen aangemaakt zijn gaat u verder met het opzetten van functieprofielen.

Functieprofielen

Voordat u personeelsleden gaat toevoegen maakt u enkele functieprofielen aan. Deze vormen de standaard voor contracteigenschappen zoals werktijden en salaris. Ook krijgen personeelsleden een functieprofiel waaruit altijd opgemaakt kan worden in welk vakgebied de basiscompetenties van de betreffende persoon liggen.

Doordat u vooraf functieprofielen instelt bespaart u veel tijd wanneer u later contracten gaat opmaken. Ook tijdens het maken van roosters, in de personeelsplanning en in andere onderdelen van Bedrijfsrooster keren functieprofielen terug. U filtert dan eenvoudig de gewenste werknemers voor een bepaalde dienst, zoals barmannen, servicemanagers of beveiligers van een bepaald niveau.

Functieprofielen beheren via: Beheer > Vestiging > Functieprofielen

U bent nu klaar met het opzetten van de basis van uw organisatie. Stel nu enkele voorkeuren in.

Voorkeuren en Instellingen

Bedrijfsrooster is bedacht om uw werkzaamheden op het gebied van personeelsmanagement makkelijker te maken. Automatisering en input van uw werknemers spelen daarbij een grote rol. Daarom is het belangrijk goed in te stellen welke factoren juist voor u van belang zijn in dat proces en hoe u wilt dat Bedrijfsrooster bepaalde keuzes maakt.

Allereerst stelt u voorkeuren in die mogelijkheden van werknemers beperken of juist vergroten. Zo bepaalt u vooraf hoe automatische processen verlopen en op welke gebieden uw toestemming of controle is vereist. U kunt alle instellingen en voorkeuren altijd op een later moment nog wijzigen.

Uw basisvoorkeuren instellen via: Beheer > Instellingen

U bent nu klaar met het instellen van de basis van Bedrijfsrooster en kunt uw eerste werknemers gaan toevoegen.

2) Uw personeelsleden toevoegen

Personeelsleden staan in Bedrijfsrooster, net als in uw organisatie, onder contract waarin bepaalde voorwaarden zijn vastgelegd. U kunt standaard voorwaarden eenvoudig laten invullen door een functieprofiel te selecteren. Als u bij bepaalde personeelsleden afwijkende voorwaarden wilt toepassen dan kunt u dat direct tijdens het toevoegen doen, of achteraf in het werknemer profiel.

Werknemers en toegang tot Bedrijfsrooster

U kunt werknemers toegang tot Bedrijfsrooster bieden zodat zij zelf roosters kunnen inzien, beschikbaarheid en verlofaanvragen kunnen doorgeven en zelfs wisseldiensten met collega's kunnen afhandelen. Wij raden u echter aan eerst bekend te raken met de omgeving van Bedrijfsrooster zodat volledig duidelijk is wat werknemers wel en niet kunnen. Omdat een e-mailadres benodigd is om in te kunnen loggen, kunt u later het inloggen activeren en automatisch een uitnodiging naar het betreffende e-mailadres laten sturen.

Contract opstellen en werknemer toevoegen

Wanneer u een werknemer toevoegt wordt een contract aangemaakt onder de Vestiging die u op dat momenteel beheert, te herkennen aan de bedrijfsnaam linksboven in het menu. U dient tenminste een voor en -achternaam in te vullen. Indien gewenst kunt u naast de bekende contractvoorwaarden zoals salaris en verlofuren, persoonlijke eigenschappen zoals contactgegevens en geboortedatum van uw werknemer opgeven.

Personeelsleden toevoegen via: Administratie > Personeel > Overzicht > Toevoegen

Op de pagina waar u personeelsleden kunt toevoegen ziet u verschillende invulvelden, onderverdeeld in de tabbladen Algemeen, Contract en Werktijden. De velden spreken voor zich en bieden ter plaatse een kleine toelichting. Indien u meer informatie nodig heeft kijkt u in deze handleiding op de pagina Personeel. Natuurlijk kunt u alle gegevens later wijzigigen via het werknemer dossier.

Standaard werktijden en -dagen?

Op het tabblad Werktijden vult u de standaard tijden in op de dagen waarop de werknemer normaal gesproken aanwezig is. In veel gevallen vult u bijvoorbeeld op maandag t/m vrijdag de tijden 08:30 - 17:00 in, met 30 minuten ontbetaalde pauze. Dit gebeurt automatisch als u Functieprofielen hebt ingesteld en toekent aan werknemers. Wanneer u wisselende diensttijden hanteert of wanneer werknemers niet op standaard dagen werken, vult u de meest gangbare situatie in. Tijdens het inroosteren worden de ingevulde tijden en dagen getoond, zodat u altijd inzicht heeft in de beschikbaarheid van de betreffende werknemer.

Is er geen sprake van standaard diensttijden of heeft de werknemer een oproep of nuluren contract? Dan kunt u het werktijden schema leeg laten en via de beschikbaarheidsfuncties in Bedrijfsrooster de door de werknemer gewenste werktijden laten beheren.

3) Roosters maken en urenregistratie voltooien

Op de pagina Rooster ziet u het hoofdrooster van de Vestiging waar u zich bevindt, te herkennen aan de naam linksboven op het scherm. Het rooster wordt overzichtelijk weergegeven voor een bepaalde periode, bestaand uit weken en dagen. Per dag kunt u diensten inroosteren die gekoppeld zijn aan afdelingen en werknemers. Voordat u begint raden wij u aan een Standaard Rooster op te stellen.

Rechter Muisknop: onmisbaar op het rooster

Gebruik de rechtermuisnkop op diensten, de titel van een datum of week, om het snelmenu te openen. Vanuit dat menu kunt u diensten snel kopieren, verplaatsen of verwijderen. Ook zult u handige snelacties kunnen benaderen via het rechter muisknop menu.

Slepen: uw werknemers zo snel mogelijk op het rooster

Weleens de neiging gehad uw werknemers het rooster op te slepen? Bedrijfsrooster maakt het mogelijk. U ziet op het rooster aan de linkerzijde een lijst van uw werknemers. Van daaruit kunt u werknemers eenvoudig op het rooster en lege diensten slepen. Inroosteren was nog nooit zo eenvoudig.

Standaard Rooster

Het opstellen van een rooster wordt vaak per week of maand gedaan. Omdat het aantal diensten en de tijden daarvan soms in meerdere weken of maanden in hetzelfde patroon terugkeren, zou u dat deel van het rooster maken proces steeds moeten herhalen. U kunt dat vereenvoudigen door een Standaard Rooster op te maken voor bijvoorbeeld de huidige week. Dit weekrooster kunt u vervolgens opslaan als Standaard Rooster.

Een standaard rooster opzetten via: Rooster > Toverstaf > Standaard Rooster Instellingen

Na het aanmaken van een Standaard Rooster kunt u de diensten die daarop staan met enkele klikken toepassen op het actuele rooster van de Vestiging die u beheert. U hoeft dan slechts de standaard diensten waar geen werknemer aan gekoppeld is te openen en via de handige personeelsplanner ziet u direct welke werknemers beschikbaar zijn voor de dienst.

Bedrijfsrooster Toverstaf

Met de Bedrijfsrooster Toverstaf wordt het maken van een rooster een makkie. Ook zult u op verschillende plaatsen in Bedrijfsrooster de Toverstaf terugvinden, om snel handige acties uit te voeren. Zo kunt u met 3 klikken een compleet weekrooster opstellen en inzichtelijk maken voor uw personeel. De functionaliteiten van de Toverstaf worden continue uitgebreid om uw werkzaamheden steeds meer te automatiseren.

Personeelsplanning en beschikbaarheid werknemers

De beschikbaarheid van uw werknemers speelt een cruciale rol in de personeelsplanning. Zo ook in Bedrijfsrooster, waar personeelsleden desgewenst zelf hun beschikbaarheid kunnen aangeven en verlofaanvragen kunnen indienen. Indien u dat liever zelf in de hand houdt, kunt u volgens de oude methoden beschikbaarheid inventariseren en vervolgens invullen via het profiel van een werknemer.

U ziet bij het roosteren vanzelf waarom Bedrijfsrooster zo handig is. Als u een werknemer gaat selecteren voor een bepaalde dienst, staat per werknemer aangegeven wat zijn of haar beschikbaarheid is in de betreffende week. Belangrijke gegevens voor de personeelsplanning zoals de bezetting van het personeelslid, kosten en salaris, verlofdagen, verzuim en competenties, alles in één overzichtelijke tabel. Bovendien wordt er onderscheid gemaakt op beschikbaarheid typen: gewenst, beschikbaar, ingeroosterd, niet beschikbaar.

Geef uw werknemers toegang tot tools en informatie

Omdat alle gegevens actueel zijn en werknemers mogelijkheid hebben deze ook in te zien en op aanvraag aan te laten passen via het zelfde systeem, zijn alle partijen voorzien van genoeg informatie. Het is dan ook aan te raden om het inloggen op Bedrijfsrooster voor uw werknemers open te stellen. Dit bespaart niet alleen uzelf en werknemers veel tijd, het geeft ook extra inzicht en transparantie, wat door werknemers zeer wordt gewaardeerd.

Urenregistratie

Diensten die op het rooster zijn gezet verschijnen automatisch op de urenregistratie pagina. Daar ziet u voor de geselecteerde periode in een tabel de datum en tijden van de dienst, welk personeelslid de dienst heeft gedraaid, enkele optionele eigenschappen zoals maaltijd- en kilometervergoeding en het aantal minuten pauze. Ook de actuele status van de dienst wordt weergegeven.

Urenregistratie voltooien via: Administratie > To Do List > Urenregistratie

Het is belangrijk dat u de urenregistratie goed bijhoudt omdat uitsluitend geregistreerde uren worden meegenomen in vervolgberekeningen en rapportages. Goedgekeurde diensten hebben invloed op de verlofuren van werknemers en bieden diverse inzichten in uw organisatie via de rapportage pagina's.

Gefeliciteerd! Uw personeelsplanning en urenregistratie zijn voltooid!

Indien u de stappen uit deze snelstart handleiding hebt gevolgd, is de werking van Bedrijfsrooster inmiddels een stuk duidelijker. U heeft ervaren hoe uw organisatie opgezet en uitgebreid kan worden, hoe personeelsleden toegevoegd kunnen worden en welke eigenschappen daarbij een rol spelen, hoe u snel een rooster kunt opstellen en hoe u de administratie sluitend kunt maken met een gedetailleerde urenregistratie.

Als u benieuwd bent naar de overige mogelijkheden die Bedrijfsrooster biedt, bladert u door deze handleiding of gaat u de hoofdmenu's af in het menu van de applicatie. Belangrijke onderdelen die vaak aan bod komen in organisaties zijn de verlofaanvragen en bijbehorende Snipperkaart, wisseldiensten, roosters op externe locaties en bijvoorbeeld de registratie van omzet.

Wij wensen u veel gebruiksgemak en staan open voor vragen en suggesties ter verbetering van Bedrijfsrooster.