Wat je moét weten over over reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Thuiswerken is in een stroomversnelling geraakt. Administratief gezien moet daar op ingespeeld worden, maar dat blijkt lang niet overal te gebeuren. Sterker nog: veel bedrijven werken met een vaste onbelaste reiskostenvergoeding die ze maandelijks uitkeren. Naast de financiële strop, mag het belastingtechnisch in de meeste gevallen niet meer. Werkgevers mogen alleen de daadwerkelijk gemaakte reiskosten onbelast vergoeden. Hoe je hier slim mee om gaat lees je in dit artikel.
Thuiswerken is een blijvertje
Onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat toont aan dat thuiswerken in rap tempo normaal is geworden. Ten opzichte van vóór de coronacrisis zijn de mogelijkheden tot online vergaderen verdubbeld en bieden bijna alle bedrijven de mogelijkheid om (deels) thuis te werken. Thuiswerken is geboren uit noodzaak, maar valt ook na de verplichte maatregelen in de smaak bij zowel werkgevers als werknemers.
Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat bijna de helft van de werkgevers wil blijven investeren in thuiswerken. Om dat administratief op orde te krijgen, is overzicht en datastructuur genoodzaakt. Veel werkgevers betalen hun personeel namelijk nog ‘ouderwets’ een vast bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding. Naast dat het financieel gezien niet meer uitkomt, mag het wettelijk gezien in de meeste gevallen niet meer.
Vaste reiskostenvergoeding maakt plaats voor variabele vergoeding
Tot 1 juli 2021 was het mogelijk om werkgevers een vast bedrag onbelaste reiskostenvergoeding te geven voor woon-werkverkeer; of ze nou volledig thuiswerkten of niet. Veel werkgevers maakten hier gretig gebruik van. Het is immers overzichtelijk én het scheelt administratieve rompslomp. Sinds het niet meer mag, zitten veel bedrijven met de handen in het haar. Zowel de reiskosten- als thuiswerkvergoeding moet per werknemer exact worden bijgehouden. Het feit dat veel werknemers flexibel op kantoor of thuis werken, maakt het administratief nog minder overzichtelijk.
Wetswijziging woon-werkverkeer: dit zijn de gevolgen voor werkgevers
Er zijn voor werkgevers verschillende opties om met de nieuwe wetswijziging omtrent reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer om te gaan. Dit zijn de drie meest voorkomende situaties:
- Mijn werknemers werken flexibel; thuis of op kantoor
Uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN blijkt dat ongeveer twee dagen per week thuiswerken de norm wordt. Om onbelast reiskostenvergoeding te vergoeden, is het noodzakelijk om de gereden kilometers te registreren. Daarnaast is het gebruikelijk om thuiswerkdagen te registeren om ook die onbelast te vergoeden. - Blijven uitkeren van een vaste reiskostenvergoeding
Het is alleen toegestaan om de daadwerkelijke reisdagen onbelast te vergoeden. Vergoed je als werkgever meer dan is gereden? Dan wordt dit reiskostenoverschot voor werkgevers belast met werkgeverspremieverzekering en de werknemer betaalt zelf belasting over dit bedrag. Een laatste optie is om het te vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). Conclusie: dit wil je voorkomen! - Fulltime kantoorwerkers mogen wél vaste reiskostenvergoeding ontvangen
Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding is geldig voor werknemers die minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor reizen. Met andere woorden: als je 60 procent op kantoor werkt bij een fulltime dienstverband, dan is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk.
Administratieve oplossing: Bedrijfsrooster
Half thuiswerken, half op kantoor is een spaarzaam positief voortvloeisel van de coronacrisis. Een groot struikelblok is de bijkomende administratie. Bedrijfsrooster biedt oplossing met een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk online platform. Gebruikers kunnen eenvoudig aanvinken welke dagen ze thuis en welke dagen op kantoor werken. Thuiswerkdagen worden optisch duidelijk aangegeven met een huisicoontje.
Specifieker rapporteren is ook mogelijk. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld een halve dag thuiswerkt, is het mogelijk om 4 thuiswerkuren te registeren. Met behulp van Bedrijfsrooster worden de gereden kilometers uitstekend gespecificeerd. Op die manier betaal je als werkgever nooit te veel en krijgt de werknemer waar hij of zij recht op heeft.
Ook fiscaal is alles te verantwoorden en loontechnisch zijn de rapportages te gebruiken om het aantal uren, dagen en woonwerk-kilometers te splitsen op thuiswerk niveau.
De thuiswerkmodule van Bedrijfsrooster is standaard onderdeel van het complete pakket hulpmiddelen voor de planning, roosters en urenregistratie.
Van data naar loonstrook: onze partners helpen
Het invoeren van het aantal gewerkte uren in combinatie met thuis óf op kantoor werken, wordt bij Bedrijfsrooster aan het eind van de maand uitgedraaid als rapportage. Met deze data per werknemer, kan een loonstrook worden gemaakt. Veel werkgevers besteden dit proces uit of gebruiken een softwarepakket in huis, of via de accountant of salarisadministrateur.
Om de complete administratie van klanten uit handen te nemen, werken we nauw samen met dit soort partners. Zij zijn gespecialiseerd in het maken van loonstroken op basis van de data uit Bedrijfsrooster. Om die reden maken veel van onze klanten de keuze om met ons én onze partners in zee te gaan.
Enthousiast geworden? Vraag vrijblijvend een online demonstratie van Bedrijfsrooster aan!
Bronnen
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingplan/belastingwijzigingen-werkgever-en-werknemer/thuiswerkkostenvergoeding
https://tuuur.nl/ontwikkeling/ontwikkeling-belastingdienst-en-vaste-reiskostenvergoeding/
https://www.abab.nl/artikelen/thuiswerken-en-reiskostenvergoeding-dit-zijn-de-gevolgen-in-2021
https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2021/07/14/onderzoek-wijst-uit-thuiswerken-is-een-blijvertje
https://www.awvn.nl/nieuws/persbericht/hybride-werken-thuiswerkvergoeding/
Overige nieuws met betrekking tot Personeelsplanning en Rooster Maken
Nieuwe features: Heatmaps, Forecasting, Salarisgroepen, Prullenbak & Meer
Bijna teveel om op te noemen, maar sowieso krijg je weer betere controle, meer inizchten en een hoop tijdwinst dankzij nieuwe features die recentelijk gelanceerd zijn. Check dit nieuwsbericht voor een samenvatting en neem vooral contact met ons op als je m
Nieuwe features: HR Sync, Instellingen, Databoek & Meer
Bedrijfsrooster heeft onlangs belangrijke ontwikkelingen afgerond waardoor weer een hoop nieuwe features voor alle gebruikers beschikbaar zijn. In dit bericht lees je meer over de belangrijkste toevoegingen zoals HR gegevens uit andere software syncen en m
Betaald ouderschapsverlof in 2022: dit verandert
Op 2 augustus 2022 treedt de nieuwe regeling betaald ouderschapsverlof in werking. Ouders met een arbeidsovereenkomst kunnen dan betaald ouderschapsverlof opnemen. Nu is ouderschapsverlof onbetaald, tenzij anders in de cao staat. Doel van deze nieuwe wet?
Hoe ga je om met opgespaarde verlofuren?
Door de coronapandemie zijn werknemers zuinig geweest met het opnemen van vakantiedagen. Nu alle coronabeperkingen overboord zijn gegooid en de zomer op de deur klopt, kiezen veel werknemers ervoor om hun opgespaarde uren op te nemen. Begrijpelijk, maar we
Thuiswerken in 2021, KMs, API Connect & Meer
Bedrijfsrooster introduceert vandaag de Thuiswerk module, verbeterd Contract beheer en de publieke beta van Bedrijfsrooster Connect.
Bedrijfsrooster en Securex starten samenwerking
Bedrijfsrooster gaat als specialist van planning en urenregistratie een samenwerking aan met HR & salarisexpert Securex. Check hier hoe deze partnership ook jou kan helpen.
Tools en tips inzake Corona & NOW regeling
Wat kan Bedrijfsrooster voor je betekenen in deze wisselvallige periode? We geven je enkele tips en lichten functies in de software toe zodat je administratie goed op orde blijft.
Wat verandert de WAB voor jou als werkgever in 2020?
Per 1 januari 2020 veranderen de regels voor oproepkrachten en payrollmedewerkers als gevolg van de Wet arbeidsmarkt in Balans. Lees een overzicht van de nieuwe regels en de gevolgen die dit heeft voor de personeelsadministratie.
Bedrijfsrooster verstevigt samenwerking Datafox Tijdregistratie
Bedrijfsrooster levert sinds enkele jaren hardware van Datafox, waarmee via vingerscan, tag of pas ingeklokt kan worden. Vanaf nu verzorgt Datafox het volledige aankoop, implementatie en onderhoudsproces.
Nieuwe functies, voorwaarden en tarieven in het nieuwe jaar
Bedrijfsrooster gaat in 2020 nieuwe voorwaarden en tarieven hanteren. In dit bericht lees je belangrijke informatie over de aanpassingen en de reden waarom we dit doen.
Twee nieuwe onderkomen voor Bedrijfsrooster
In het weekend van 14 september gaan we belangrijke onderdelen van de Bedrijfsrooster software en data verhuizen naar een beter datacentrum. En eind september verhuizen we ons team!
Inzichten, rapportages en meer Bedrijfsrooster roadmap
Met uitbreidingen en nieuwe automatiseringen heeft Bedrijfsrooster de afgelopen periode aan de wensen van een breed portfolio klanten voldaan. We kijken nu dan ook uit naar het versterken van die basis. Terwijl we de gebruikerservaring blijven verbeteren e
Met een strakke administratie de jaarwissel naar 2018 uitvoeren
Bezig met de administratie voor de laatste periode van het jaar? Bedrijfsrooster biedt een aantal nieuwe tools om de wissel naar het nieuwe jaar eenvoudiger te maken. Je leest bovendien een aantal tips om met een strakke administratie aan 2018 te beginnen.
Slimmer personeel plannen en makkelijker samenwerken
Bedrijfsrooster brengt veel nieuws en maakt de personeelsplanning software steeds gebruiksvriendelijker door deze meer te automatiseren en handiger in de omgang te maken. U leest in dit bericht alles over updates, nieuws en toekomstige ontwikkelingen.
Next Generation HR & WFM Automation
Met een knipoog naar het Engels informeren wij u over toonaangevende updates aan de app en software van Bedrijfsrooster en de koers voor de aankomende tijd. Veel nieuws, bovendien staat onze agenda vol met gave features voor u en uw personeel. U leest in d
Gezocht: Jr Account Executive
Wil jij onderdeel uitmaken van een snelgroeiende startup? Weet jij mensen te overtuigen? Ben je een echte kantenvriend? Dan is deze baan voor jou!
Yes, nog meer handige updates! En goed nieuws...
Sneller, uitgebreider en goed op weg naar 2017, is met Bedrijfsrooster op veel nieuwe manieren tijd te besparen in de personeelsplanning. Via dit bericht informeren wij u over recente updates en wat voor moois er nog aankomt.
Bedrijfsrooster 2.0 in aantocht, roosters maken nog leuker!
Bedrijfsrooster lanceert voor de zomer 2016 een belangrijke nieuwe versie. Het rooster bevat daarin enkele nieuwe weergaven en de software wordt uitgebreid met erg veel nieuwe functionaliteiten.
Nieuw boekjaar en wetsartikel, bent u bij?
Het nieuwe jaar is aangebroken en dat betekent niet alleen een schone administratie, want per januari is een belangrijke wijziging in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van kracht. Wij sommen in dit nieuwsbericht een aantal handige tips op die u goe
App Update — Kloksysteem — Plus/Minuren — Verloning
Bedrijfsrooster heeft 7 oktober 2015 een groot aantal updates uitgebracht. Via dit nieuwsbericht informeren wij u kort over de belangrijkste nieuwtjes.
Fijn personeel plannen? Sleep ze het rooster op!
Het is zover, eindelijk kunt u werknemers het rooster over slepen! Naast knippen, plakken en bulkacties hebben wij afgelopen dinsdag weer veel nieuwe functionaliteit doorgevoerd in Bedrijfsrooster. Middels dit nieuwsbericht informeren wij u over de laatste
Een jaar online: Bedrijfsrooster werkt!
Bedrijfsrooster draait inmiddels ruim een jaar de personeelsadministraties van bedrijven uit zeer diverse branches en verschillende landen. Er is nog erg veel te doen en verbeteren maar een ding is zeker: Bedrijfsrooster werkt!
Nieuws & Updates - Nieuwjaar 2015
Het nieuwe jaar staat voor de deur en dat betekent voor velen een schone administratie en positieve energie. Daarom dit nieuwsbericht omtrent de jaarwisseling en onze plannen voor het nieuwe jaar.
Sneak Peek: Veel Updates na Zomer 2014
Bedrijfsrooster lanceert volgende week veel updates die in de zomer 2014 zijn ontwikkeld. Leuke, handige en snelle functionaliteiten, helemaal gratis!
Met een strakke personeelsplanning de zomer door
Bedrijfsrooster heeft de afgelopen maanden veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd waarmee uw bedrijf met een strakke personeelsplanning de zomer door gaat.
Personeel wel of niet extra salaris buiten kantooruren?
Onlangs raakte de toeslag op salaris buiten kantooruren in opspraak. Voor de zoveelste keer stelt een voorman van MKB-Nederland de toeslagen op zondagen en koopavonden ter discussie. Belangenvertegenwoordigers van de Nederlandse werknemers trappen direct o
Officiële opening Bedrijfsrooster op 2 december 2013!
Het afgelopen half jaar is Bedrijfsrooster in nauwe samenwerking met een aantal bedrijven uit verschillende sectoren getest in een gesloten omgeving. Hierdoor hebben wij optimalisaties kunnen doorvoeren in het systeem om volledig aan uw behoefte te kunnen
Onderhoud in weekend van 30 november 2013
Bedrijfsrooster pleegt onderhoud aan de systemen in het weekend van 30 november 2013. Mogelijk is de applicatie dat weekend in de nacht van zaterdag op zondag tijdelijk niet bereikbaar.
Personeelsplanning steeds vaker online en geautomatiseerd
Nederlandse bedrijven gebruiken steeds vaker online software en andere automatiseringsmiddelen om personeel in te plannen. Het resultaat? Strak ingeplande werkweken en personeel dat zelf ook bijdraagt aan het rooster.
Bedrijfsrooster sluit succesvolle eerste testfase
Bedrijfsrooster begon in mei 2013 aan een basic roosterprogramma met een beperkte groep testgebruikers. Vijf maanden later kijken zowel wij als de testgroep terug op een succesvolle periode.