Personeelsplanning steeds vaker online en geautomatiseerd

Nederlandse bedrijven gebruiken steeds vaker online software en andere automatiseringsmiddelen om personeel in te plannen. Het resultaat? Strak ingeplande werkweken en personeel dat zelf ook bijdraagt aan het rooster.

In de zomer van 2013 laaide de discussie over flexibele werktijden weer op. Er werd gedebatteerd in de Tweede Kamer over de inzet voor flexibele werktijden door werkgevers en mogelijke nieuwe wetgeving daaromtrent. Werkgevers en vakbonden kregen een klein half jaar de tijd om tot een voorstel te komen. Daarop zou een wetsvoorstel volgen.

Het initiatief werd genomen door de Kamerleden Eddy van Hijum (CDA) en Ineke van Gent (GroenLinks). Als uitgangspunten diende een verbetering van de arbeidsproductiviteit en een gezonder leven en milieu. Hoe en waar men werkt maakt daarbij niet uit, het gaat er uiteindelijk vooral om wat er op een dag klaargespeeld wordt.

Standaard rooster en werktijden gaan hun laatste uren tegemoet

Het einde van de algemene werkweek die bestaat uit een dienstrooster tussen 08:00 en 17:00 op kantoor lijkt daarmee weer een stap dichterbij. In de huidige praktijk wordt echter vaak moeilijk gedaan wanneer werknemers bij hun werkgever een verzoek indienen om flexibeler te werken. Het wetsvoorstel dat inmiddels gepresenteerd is aan de Tweede Kamer biedt daarvoor uitkomst.

De wet voorziet in een recht om aanvragen voor flexibele werktijden in te dienen met een gegarandeerde behandeling door de werkgever. Dit betekent niet automatisch dat het verzoek ook gehonoreerd zal worden. Maar, het begin is er en de realisatie bij werkgevers van deze groeiende vraag wordt in ieder geval versterkt.

De personeelsplanning binnen bedrijven wordt echter wel sterk beïnvloed door deze ommekeer in de bedrijfscultuur. Waar voorheen een standaard rooster met standaard werktijden voldeed om een strakke planning neer te zetten, is het nu van belang rekening te houden met flexwerkers en hun afwijkende diensturen. Mede om die reden wordt er steeds vaker naar handige software voor de personeelsplanning en het maken van roosters gezocht.

Krijgen personeelsplanning en HR afdelingen meer werk te doen?

De zoektocht naar betere software voor het plannen van personeel en het roosteren van werknemers heeft ook als resultaat dat er meer met minder gedaan kan worden. Doordat personeelsplanning en HR afdelingen gebruik kunnen maken van efficiënte programma's hoeven zij minder te zoeken in papieren administratie en bijvoorbeeld Excel.

In de afgelopen jaren is zo het aantal personeelsmedewerkers gedaald van 1 per 58 werknemers naar 1 personeelsmedewerker per 75 werknemers. Dankzij automatisering van processen binnen de personeelsplanning is deze ontwikkeling gelukkig goed op te vangen.

Ook de werknemers zelf kunnen dankzij sommige rooster programma's een bijdrage leveren aan de personeelsplanning en op die manier de werkdruk in het proces verlichten. Zo is het mogelijk om via PC of mobiele telefoon online verzoeken in te dienen voor een flexibele werkdag of -week. Omdat ook voor werknemers inzichtelijk is wat de actuele planning is en wanneer hun collega's beschikbaar zijn, kan er al veel nagedacht worden over een verzoek voordat deze überhaupt ingediend is.

Achteraf moet blijken of de productiviteit ook daadwerkelijk toeneemt op een flexdag, maar gelukkig bieden online rooster programma's ook daarvoor de uitkomst. Hebben personeelsmedewerkers dus nog wel genoeg werk te doen wanneer werkend Nederland is overgestapt op digitaal voor zijn dienstrooster?